En tant qu’avocat(e) associé(e), la gestion efficace de votre temps et l’optimisation de votre productivité sont des éléments essentiels pour réussir dans votre rôle. Cela implique de jongler avec de nombreuses responsabilités.
Cet article vous propose des tips pour maximiser votre efficacité et atteindre vos objectifs professionnels sans sacrifier votre bien-être personnel.
Cependant, il est important de garder à l’esprit que la gestion du temps est une pratique personnelle : il vous faudra adapter ces conseils à votre propre fonctionnement.
Les défis de la gestion du temps
Multiples responsabilités
En devenant associé, vous allez devoir changer de posture et cela implique d’endosser des rôles que vous n’aviez pas en tant que collaborateur. Cela va de l’encadrement de vos équipes à la gestion de projet mais également de l’élaboration de stratégies juridiques dans vos dossiers au développement commercial.
Échéances et urgences
Je ne vous apprends pas que les échéances serrées et les demandes urgentes font partie intégrante de la profession. Savoir gérer ces pressions tout en maintenant un haut niveau de qualité est une compétence indispensable qu’il est parfois difficile de maintenir sur la durée. Oui c’est normal d’avoir des coups de mou mais pour faire tourner la boutique, il est nécessaire que vous ayez des ressources internes et externes pour faire en sorte que ces moments de baisses d’énergie durent le moins longtemps.
Interruptions et distractions
Les interruptions et distractions fréquentes peuvent considérablement réduire votre productivité. Vous savez toutes ces notifications whatssap, mails, insta,… Développer des stratégies pour minimiser ces éléments perturbateurs est donc vital pour rester concentré(e).
TIPS 1 : Utilisez la matrice d’Eisenhower
On parle souvent d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, mais les opposer peut être réducteur. En tant qu’associé(e), développer votre activité exige du temps et de l’énergie, alors que vos journées, comme celles de chacun, ne comptent que 24 heures.
Posez-vous cette question : Ça s’arrête quand ?
Deux réponses possibles :
- Option A : Quand vous avez épuisé vos ressources.
- Option B : Quand vous décidez que cela s’arrête.
Mais vous pouvez également utiliser la matrice d’Eiseinhower
Cet outil divise vos tâches en quatre catégories :
- Urgent et important : à faire immédiatement.
- Important mais non urgent : à planifier.
- Urgent mais non important : à déléguer.
- Non urgent et non important : à éliminer.
Etes-vous accro aux urgences ?
En analysant votre semaine, vous pourriez constater que la majorité de vos tâches entrent dans le cadre 1 ou dans le cadre 3.
Or, je suis convaincue que la majorité des tâches du cadre 1 relève en réalité du cadre 3. Et ce cadre est votre pire ennemi.
Explications:
Il y a 2 raisons principales à cet état de fait :
- Vous n’accordez pas sa juste valeur au mot “important”.
- Vous êtes devenu(e) accro aux urgences, et principalement aux urgences des autres.
Et c’est un risque pour tout le monde. En effet, socialement quand on nous demande “ça va toi en ce moment ?” c’est quand même plus classe de répondre “je suis charette je sais plus où donner de la tête” que de répondre “oh bah tu sais moi.. en ce moment… j’me tourne un peu les pouces”.
TIPS 2 : Maitrisez votre To Do
De nombreux avocats me confient avoir une To Do sur une feuille volante qu’ils retrouvent souvent coincée entre deux dossiers…
Si recenser vos tâches est un début, ce n’est pas pour autant suffisant. Voici les étapes clés pour structurer efficacement votre To Do :
- Collecte : Listez toutes les tâches incomplètes ou non réalisées, personnelles ou professionnelles, importantes ou non, urgentes ou non. Utilisez un outil accessible en moins de 10 secondes (comme une application mobile).
- Analyse : Pour chaque tâche, posez-vous les questions suivantes :
- De quoi s’agit-il ?
- Une action est-elle nécessaire ?
- Si oui, évaluez le temps requis : à faire immédiatement (moins de 10 minutes) ou à planifier (plus de 10 minutes).
- Planification : Intégrez vos tâches dans un calendrier, en prévoyant des échéances claires.
- Examen : Réactualisez régulièrement votre liste.
- Action : Identifiez les moments où votre niveau d’énergie est optimal pour réaliser les tâches prioritaires.
Il est important de bien séquencer ces différentes étapes et de ne pas les faire en même temps. Par exemple : planifiez votre to do uniquement quand vous avez traité l’ensemble de vos tâches.
TIPS 3 : Gérez mieux vos emails
Tous les avocats connaissent cette angoisse : ouvrir leur boîte mail après un week-end ou une réunion et découvrir des dizaines de messages non lus.
Mais il y a aussi cette exigence de réactivité poussée à son maximum qui nous incite à répondre immédiatement aux mails dont on prend connaissance grâce à ces fameuses notifications. Or, chaque interruption pour consulter vos mails grève par ailleurs votre concentration. Comment faire alors ?
Conseils pour gérer vos mails
- Prévoyez des moments dédiés à la consultation et au traitement de vos mails. Le matin en arrivant au travail ? Avant la pause déjeuner ?,…
- Désactivez les notifications pour ne pas être constamment sollicité(e) et ce surtout quand vous avez besoin de concentration profonde sur le traitement d’un dossier.
- Classez vos mails : utilisez des dossiers ou des labels pour organiser vos messages. Cela vous permettra de mieux préparer la phase de traitement des mails.
En conclusion, considérez la gestion du temps comme un outil stratégique de développement et de performance. Testez des outils. Adaptez les à votre besoin. Et recommencez !